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会议管理迈入互联网+ 信息化手段助推年度工作会

发布日期:2017-02-08点击量:309

1月24日,中南院八届十二次职代会暨2017年工作会议、党务工作会议在博远三楼顺利召开。会议传达集团工作会精神,总结2016年工作,分析面临的形势,部署2017年重点工作,动员全体干部员工凝心聚力谋发展,按集团企业要求,撸起袖子加油干,以优异成绩向党的十九大献礼。

区别于往年的工作会,本次会议组织过程投入了院智能化会议管理系统,极大提高了会务组织效率,让与会代表眼前一亮。

微信推送 会议安排早知道

1月22日,参会的职工代表,会议代表名单刚一确认,企业微信平台即将“中南院八届十二次职代会暨2017年工作会议、党务工作会议邀请函” 一对一精准推送至参会代表手机。电子邀请函内会议议程、坐席区域、讨论提纲、分组安排等内容一应俱全。

1月23日,集团工作会一结束,晏志勇董事长关于企业改革发展形势的研判、对2017年重点工作任务的部署以及孙洪水总经理关于今年工作的八项重点要求等要点内容(非涉密部份)也迅速精准推送至各参会代表手机。

1月24日,三张简明扼要的“一图看懂”图片更是一大早准点送达,将工作报告要点尽收眼底。各参会代表未达现场,却已将会议安排了然于胸,并可对报告要点内容进行重点关注,提前思考会议讨论议题,极大的提高讨论质量和效率。

智能签到  杜绝门口排长队

本次会议采用智能签到系统,参会代表只需凭员工卡轻轻一刷,即可将部门、职务、签到时间等相关信息自动记录,极大的缩短了签到时间。两百多人在8分钟内轻松入场。同时系统智能识别与核准出席人员的身份,有效疏导参会人员有序入场。系统精确分类统计入场人数,也让会议组织者及主持人即时掌握人员到会情况。

资料入库  会务管理全周期

本次会议的相关资料、领导发言情况、分组讨论情况、参会人员情况、会议决议情况等一一进入系统资料库,实现了会务工作全周期闭环管理。为后续分析、查阅往期会议情况提供了极为便捷的途径。

关联拓展   智能系统推广可期

本次投入的智能会务管理系统,软、硬件契合完善,成功让大型会务拥抱“互联网 ”,实现交互式、无纸化、全周期管控会务等智能会务管理,让会议管理变得更加简单,更加省心。

后期将会议室状态监控和服务等纳入系统建设,同时,推广至全院各类经营、生产会议,培训教育等工作。实现全院不同类型会议的参会人数、会议次数、会议总时长、培训总人数、培训类型、会议资料等全面数据录入,精确统计会务信息及个人参会和培训信息。通过智能会务管理,将逐步积累形成全院会议、培训大数据,为进一步提高会务及培训管理提供数据支撑。

 

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